파일을 링크로 공유하면 상대방에게 사본 하나가 전달된 것처럼 느껴질 수 있습니다. 하지만 실제로는 서비스와 공유 방식에 따라 같은 원본을 함께 보고 있는 경우가 많습니다. 이 상태에서 파일을 삭제하거나 공유 권한을 바꾸면 상대방이 보던 자료까지 사라질 수 있습니다.
저는 아이클라우드에서 가족과 사진을 공유하기 위해 공유 앨범을 만들어 사용하고 있습니다. 가족도 사진을 올리고 관리할 수 있도록 권한을 열어두었는데, 사용하다 보니 중요한 점을 알게 됐습니다. 제가 공유 앨범의 사진을 삭제하면 가족에게도 반영되고, 가족이 자신이 올린 사진을 삭제해도 공유 앨범에서 함께 사라집니다. 그래서 지금은 사진을 정리하기 전에 가족에게 먼저 필요한지 확인하고, 필요 없다는 답을 받은 뒤 삭제합니다.
공유는 ‘복사해서 보내기’와 다를 수 있다
메일에 파일을 첨부해 보내는 것과 클라우드 링크를 보내는 것은 구조가 다릅니다. 첨부파일은 상대방이 내려받아 별도 파일로 보관할 수 있지만, 공유 링크는 원본 파일이나 공유 공간에 접근할 수 있는 통로인 경우가 많습니다.
따라서 링크를 보냈다는 사실만 보고 상대방이 파일을 이미 갖고 있다고 생각하면 안 됩니다. 상대방이 단순히 링크로 보고 있는지, 자신의 저장공간에 별도 사본을 저장했는지에 따라 이후 결과가 달라질 수 있습니다.
iCloud 공유 앨범에서는 삭제가 모두에게 반영될 수 있다
Apple은 공유 앨범 소유자가 앨범에 올라온 사진과 동영상을 삭제할 수 있고, 구독자는 자신이 추가한 항목을 삭제할 수 있다고 안내합니다. 공유 앨범에서 삭제한 항목은 해당 앨범을 보는 기기에서도 제거됩니다.
제가 가족과 공유 앨범을 사용하면서 확인한 것도 이 부분입니다. 여러 사람이 함께 볼 수 있다고 해서 각 사람의 아이폰에 독립된 원본이 하나씩 생기는 것은 아닙니다. 공유 공간에서 사진을 지우면 다른 사람의 화면에서도 사라질 수 있으므로 가족사진처럼 다시 구하기 어려운 자료는 먼저 확인하는 편이 안전합니다.
특히 공유 앨범 자체를 삭제하려는 경우에는 더 주의해야 합니다. Apple은 공유 앨범을 삭제하면 구독자의 기기에서도 앨범이 제거되며, 계속 보관할 사진은 미리 저장하도록 안내합니다.
Google Drive는 소유권과 접근 권한을 따로 봐야 한다
Google Drive 같은 파일 공유 서비스에서는 ‘누가 소유자인가’와 ‘누가 접근할 수 있는가’를 구분해야 합니다. 파일을 공유받은 사람이 자신의 Drive 화면에서 항목을 제거하는 것과 원본 소유자가 파일 자체를 삭제하는 것은 같은 작업이 아닙니다.
또한 공유 권한을 변경하면 상대방이 파일을 열거나 수정할 수 있는 범위가 달라집니다. 폴더의 권한을 줄이거나 제거하면 그 안의 파일과 하위 폴더에도 영향을 줄 수 있지만, 특정 파일에 별도로 더 높은 권한을 부여한 경우에는 그 권한이 유지될 수 있습니다.
그래서 협업 파일을 정리할 때는 단순히 ‘삭제 버튼이 보인다’는 이유로 누르기보다 소유자, 공유 대상, 일반 액세스 설정을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
삭제 전에 세 가지만 확인
공유 자료를 정리할 때는 복잡한 설정을 모두 외울 필요는 없습니다.
- 내가 원본 소유자인지 확인합니다.
- 상대방이 링크로만 보고 있는지, 필요한 파일을 별도로 저장했는지 확인합니다.
- 삭제하거나 권한을 끊기 전에 상대방에게 더 필요한 자료가 없는지 묻습니다.
가족사진, 공동 작업 문서, 계약 자료처럼 다시 구하기 어려운 파일이라면 한 단계 더 확인하는 편이 좋습니다. 중요한 자료는 공유 공간에만 남겨두지 말고 독립된 백업본이 실제로 열리는지 확인해 두는 것이 안전합니다.
이 부분은 클라우드 동기화와 백업 차이｜사진 삭제 전 반드시 확인할 것과 백업했다고 안심하지 말자｜내 파일이 진짜 복원되는지 확인하는 방법에서 이어서 확인할 수 있습니다.
공유 링크를 보냈다는 것은 상대방에게 영구적인 사본을 넘겼다는 뜻이 아닐 수 있습니다. 파일을 없애고 싶을 때는 ‘내 화면에서 지워지는가’보다 ‘이 작업이 공유받은 사람에게 어떻게 반영되는가’를 먼저 확인하는 습관이 중요합니다.